เช่าออฟฟิศต้องดูอะไร พื้นที่ที่จ่ายกับพื้นที่ที่ใช้ได้จริง และค่าใช้จ่ายสามก้อนที่ไม่อยู่ในค่าเช่า

เช่าออฟฟิศ ค่าเช่าต่อตารางเมตรบอกอะไรได้แค่ครึ่งเดียว

สิ่งที่ต้องถามก่อนคือพื้นที่ที่คุณจ่ายค่าเช่ากับพื้นที่ที่คุณใช้ได้จริง ต่างกันกี่เปอร์เซ็นต์ เพราะอาคารสำนักงานส่วนใหญ่คิดค่าเช่าจากพื้นที่ที่รวมส่วนกลางเข้าไปแล้ว ตัวเลข 350 บาทต่อตารางเมตรของสองอาคาร จึงเป็นราคาที่ไม่ได้เท่ากันจริง

ตัวอย่างให้เห็นภาพ อาคารหนึ่งเสนอ 200 ตารางเมตร แต่พอวัดในห้องจริงได้ 170 ส่วนอีกอาคารเสนอ 200 เท่ากันและวัดได้ 185 ถ้าค่าเช่าต่อตารางเมตรเท่ากัน อาคารที่สองถูกกว่าอาคารแรกประมาณร้อยละ 8 ต่อพื้นที่ที่นั่งได้จริงหนึ่งตารางเมตร ทั้งที่บนใบเสนอราคาสองใบนี้ดูเหมือนกันเป๊ะ

ถามหาตัวเลขพื้นที่สุทธิ ไม่ใช่แค่พื้นที่เช่า

คำที่ใช้กันในตลาดคืออัตราส่วนพื้นที่ใช้สอย ซึ่งบอกว่าจากพื้นที่ที่คุณจ่ายเงิน เหลือให้ใช้จริงกี่เปอร์เซ็นต์ ส่วนที่หายไปคือโถงลิฟต์ ทางเดิน ห้องน้ำรวม และช่องท่อ ซึ่งเป็นของที่ต้องมีและไม่ใช่เรื่องผิด สิ่งที่ผิดคือการเทียบราคาโดยไม่รู้ตัวเลขนี้

วิธีที่ตรงที่สุดคือขอแบบแปลนพื้นที่พร้อมตัวเลขสองชุด คือพื้นที่ที่ใช้คิดค่าเช่า กับพื้นที่ภายในกำแพงห้อง แล้วเอาไปเทียบระหว่างอาคาร ถ้าเจ้าหน้าที่ให้ไม่ได้ ให้ไปวัดเองด้วยเครื่องวัดระยะเลเซอร์ในวันดูพื้นที่ ใช้เวลาไม่ถึงสิบนาทีและเปลี่ยนการตัดสินใจได้จริง

อีกจุดที่ควรถามคือรูปร่างของพื้นที่ ห้องยาวแคบที่มีเสาอยู่กลางห้อง กับห้องสี่เหลี่ยมโล่งขนาดเท่ากัน จัดโต๊ะได้ไม่เท่ากันเลย ให้ลองวางผังโต๊ะคร่าว ๆ บนแปลนก่อนตัดสินใจ ไม่ใช่เชื่อตัวเลขตารางเมตรอย่างเดียว

ค่าใช้จ่ายสามก้อนที่ไม่อยู่ในค่าเช่า

ค่าเช่าที่ประกาศไว้เป็นเพียงบรรทัดแรกของบิล อีกสามบรรทัดที่ตามมามักรวมกันแล้วมากกว่าที่คนคาดไว้

ค่าบริการส่วนกลาง คิดต่อตารางเมตรเหมือนค่าเช่าและเรียกเก็บทุกเดือน ครอบคลุมแม่บ้าน รักษาความปลอดภัย ไฟส่วนกลาง และแอร์ในเวลาทำการ ตัวเลขนี้ต่างกันมากระหว่างอาคารเกรดต่างกัน และเป็นตัวที่ทำให้อาคารที่ค่าเช่าถูกกว่า กลายเป็นแพงกว่าเมื่อรวมทั้งบิล

ข้อที่ต้องรู้ในทางภาษีคือ ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ค่าบริการที่เรียกเก็บแยกไม่ได้รับยกเว้น ดังนั้นเวลาเทียบราคา ให้บวกภาษีมูลค่าเพิ่มของฝั่งค่าบริการเข้าไปด้วย ไม่งั้นตัวเลขที่เทียบกันอยู่จะไม่ตรงกัน

ค่าแอร์นอกเวลาทำการ เป็นค่าใช้จ่ายที่คนไม่ทันคิดมากที่สุด อาคารสำนักงานเปิดระบบปรับอากาศตามเวลาที่กำหนด มักเป็นวันจันทร์ถึงศุกร์ในเวลาราชการและครึ่งวันเสาร์ ถ้าทีมคุณทำงานดึกหรือเข้าวันอาทิตย์ จะถูกคิดค่าแอร์เป็นรายชั่วโมงต่อโซน ธุรกิจที่ทำงานเป็นกะหรือมีทีมที่คุยกับต่างประเทศ ควรถามอัตรานี้ตั้งแต่วันแรกและลองคูณดูว่าเดือนหนึ่งเท่าไหร่

ที่จอดรถ อาคารส่วนใหญ่ให้สิทธิ์จอดตามสัดส่วนของพื้นที่เช่า เช่นหนึ่งคันต่อทุกกี่ตารางเมตร ส่วนที่เกินต้องเช่าเพิ่มเป็นรายเดือน ให้นับหัวคนในทีมที่ขับรถมาจริง แล้วเทียบกับสิทธิ์ที่ได้ ถ้าขาดเยอะ ค่าที่จอดกลายเป็นก้อนที่ต้องคิดในงบ ไม่ใช่ของแถม

ระบบไฟฟ้าและงานระบบ ต้องดูก่อนวางผัง

อาคารสำนักงานออกแบบกำลังไฟฟ้าไว้ต่อตารางเมตร ซึ่งเพียงพอสำหรับสำนักงานทั่วไป แต่ไม่จำเป็นต้องพอสำหรับทุกธุรกิจ ถ้าคุณมีห้องเซิร์ฟเวอร์ ครัวเล็ก ๆ หรือเครื่องมือที่กินไฟ ให้ถามตัวเลขกำลังไฟที่จัดสรรให้พื้นที่ของคุณเป็นวัตต์ต่อตารางเมตร แล้วเอาไปให้ผู้ออกแบบระบบดูก่อนเซ็น

สามอย่างที่ควรถามพร้อมกันคือ มีระบบไฟสำรองสำหรับพื้นที่ผู้เช่าหรือมีเฉพาะส่วนกลาง ตำแหน่งช่องขึ้นสายสัญญาณอยู่ตรงไหนและผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตรายไหนเข้าอาคารได้บ้าง และพื้นเป็นพื้นยกที่เดินสายใต้พื้นได้หรือต้องเดินรางบนฝ้า สามข้อนี้กำหนดทั้งงบตกแต่งและระยะเวลาที่จะเข้าใช้งานได้จริง

เรื่องผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตควรขยายความ เพราะอาคารบางแห่งมีสัญญาผูกขาดกับรายเดียว ถ้าธุรกิจคุณต้องการวงจรสำรองจากคนละผู้ให้บริการเพื่อกันล่ม ให้ถามตั้งแต่ก่อนเซ็น ไม่ใช่ตอนย้ายเข้าแล้ว

สองข้อสัญญาที่ตัดสินว่าคุ้มหรือไม่คุ้ม

สัญญาเช่าออฟฟิศมีข้อที่ต่อรองได้มากกว่าที่คนคิด และสองข้อนี้มีมูลค่าเป็นเงินจริงมากที่สุด

ข้อแรกคือระยะเวลาปลอดค่าเช่าสำหรับตกแต่ง ช่วงที่คุณเข้าไปทำงานตกแต่งโดยยังไม่เริ่มนับค่าเช่า อาคารส่วนใหญ่ให้ได้ และจำนวนวันที่ให้ขึ้นอยู่กับขนาดพื้นที่ อายุสัญญา และภาวะตลาดในตอนนั้น หนึ่งเดือนของพื้นที่ 300 ตารางเมตรคือเงินหลักแสน จึงเป็นข้อที่ควรเจรจาก่อนตกลงค่าเช่าเสียอีก

ข้อที่สองคือการคืนสภาพเมื่อสิ้นสุดสัญญา ซึ่งเป็นบิลก้อนใหญ่ที่คนไม่เคยตั้งงบไว้ สัญญาส่วนใหญ่กำหนดให้ผู้เช่ารื้อทุกอย่างที่ติดตั้งไว้ออกและคืนพื้นที่ในสภาพเดิม ซึ่งหมายถึงรื้อผนังกั้น พื้น ฝ้า และงานระบบที่ทำเพิ่ม แล้วทาสีใหม่ ถ้าคุณลงทุนตกแต่งไปหลายล้าน ค่ารื้อจะไม่ใช่เงินเล็ก ๆ

สิ่งที่ควรทำคือเจรจาให้ระบุตั้งแต่ต้นว่าอะไรต้องรื้อและอะไรทิ้งไว้ได้ โดยขอให้แนบรูปสภาพพื้นที่ในวันรับมอบไว้ท้ายสัญญา เพราะคำว่าสภาพเดิมโดยไม่มีรูปประกอบ คือคำที่ตีความได้กว้างมากในวันที่กำลังจะย้ายออกและมีเงินประกันค้างอยู่

เรื่องภาษีและการจดทะเบียน เหมือนกับการเช่าโกดัง

สามเรื่องนี้ใช้กฎเดียวกันกับพื้นที่พาณิชย์ประเภทอื่น คือ สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ที่เกิน 3 ปีต้องจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ ไม่งั้นบังคับกันได้เพียง 3 ปี อากรแสตมป์คิด 1 บาทต่อทุก 1,000 บาทของค่าเช่าตลอดอายุสัญญา และผู้เช่าที่เป็นนิติบุคคลต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าเช่าในอัตราร้อยละ 5

รายละเอียดของทั้งสามเรื่องพร้อมสิ่งที่ต้องระวังในสัญญา อยู่ใน เช่าโกดังต้องดูอะไรบ้าง ซึ่งเขียนไว้ละเอียดกว่าและใช้ได้กับออฟฟิศเหมือนกัน ส่วนการจดทะเบียนการเช่าระยะยาวโดยเฉพาะ อยู่ใน จดทะเบียนการเช่าระยะยาวกับอากรแสตมป์

เรื่องที่ต่างจากโกดังคือ ถ้าคุณจะใช้ที่อยู่นี้จดทะเบียนบริษัท ต้องขอหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของอาคารพร้อมสำเนาเอกสารสิทธิ์ ให้ขอตั้งแต่ตอนเซ็นสัญญา ไม่ใช่ตอนไปยื่นจดทะเบียนแล้วค่อยตามหา

ก่อนเซ็น เดินสำรวจสามรอบ

ไปดูพื้นที่รอบเดียวไม่พอ เพราะสิ่งที่เป็นปัญหาจริงมักไม่โผล่ในรอบแรก

รอบแรกไปตอนเช้าของวันทำงาน เพื่อดูว่าลิฟต์รอนานแค่ไหนตอนคนเข้างาน อาคารที่ลิฟต์ไม่พอทำให้พนักงานคุณเสียเวลาทุกวันและเป็นเรื่องที่แก้ไม่ได้เลย รอบที่สองไปตอนบ่ายแก่เพื่อดูแดดที่เข้าห้อง ห้องที่หันทิศตะวันตกจะร้อนและค่าแอร์สูงกว่าอย่างชัดเจน รอบที่สามไปตอนเย็นหลังเลิกงาน เพื่อดูว่าทางเข้าออกและที่จอดรถเป็นยังไงหลังเวลาทำการ และรักษาความปลอดภัยยังอยู่ครบไหม

ในทุกรอบ ให้ถ่ายรูปสภาพพื้นที่ไว้ให้ครบ ทั้งพื้น ผนัง ฝ้า และงานระบบ พร้อมลงวันที่ ชุดภาพนี้จะกลายเป็นเอกสารสำคัญที่สุดในวันคืนพื้นที่ ซึ่งเป็นวันที่ทั้งสองฝ่ายจำสภาพเดิมได้ไม่ตรงกันเสมอ

ถ้ากำลังมองหาพื้นที่สำนักงานอยู่ ดูรายการที่ประกาศได้ที่ ออฟฟิศให้เช่า และ ออฟฟิศให้เช่า กรุงเทพฯ ส่วนพื้นที่พาณิชย์แบบอื่นดูได้ที่ พื้นที่พาณิชย์ให้เช่า และถ้าเป็นธุรกิจที่ต้องเก็บของด้วย ลองเทียบกับ โกดังให้เช่า

คำถามที่พบบ่อย

พื้นที่เช่ากับพื้นที่ใช้จริงต่างกันเท่าไหร่

ต่างกันตามสัดส่วนพื้นที่ส่วนกลางของอาคาร ซึ่งไม่เท่ากันในแต่ละอาคาร ให้ขอตัวเลขทั้งพื้นที่ที่ใช้คิดค่าเช่าและพื้นที่ภายในกำแพงห้อง หรือไปวัดเองด้วยเครื่องวัดระยะในวันดูพื้นที่

ค่าบริการส่วนกลางมีภาษีมูลค่าเพิ่มไหม

มี ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ค่าบริการที่เรียกเก็บแยกไม่ได้รับยกเว้น เวลาเทียบราคาระหว่างอาคารต้องบวกส่วนนี้เข้าไปด้วย

ค่าแอร์นอกเวลาทำการคิดยังไง

อาคารส่วนใหญ่คิดเป็นรายชั่วโมงต่อโซน นอกเวลาที่ระบุไว้ในสัญญา ธุรกิจที่ทำงานดึกหรือเข้าเสาร์อาทิตย์ควรถามอัตรานี้ตั้งแต่แรกและคูณดูเป็นรายเดือน

ขอระยะเวลาปลอดค่าเช่าสำหรับตกแต่งได้ไหม

ขอได้และเป็นเรื่องปกติ จำนวนวันขึ้นกับขนาดพื้นที่ อายุสัญญา และภาวะตลาด เป็นข้อที่มีมูลค่าเป็นเงินสูงและควรเจรจาก่อนตกลงค่าเช่า

ตอนย้ายออกต้องรื้อของที่ตกแต่งไว้ไหม

สัญญาส่วนใหญ่กำหนดให้คืนพื้นที่ในสภาพเดิม ซึ่งหมายถึงรื้อผนังกั้น พื้น ฝ้า และงานระบบที่ทำเพิ่ม ให้ระบุตั้งแต่ต้นว่าอะไรต้องรื้อและอะไรทิ้งไว้ได้ พร้อมแนบรูปสภาพวันรับมอบ

สัญญาเช่าออฟฟิศต้องจดทะเบียนไหม

ถ้าเกิน 3 ปีต้องจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ ไม่จดแล้วบังคับกันได้เพียง 3 ปี ซึ่งเป็นความเสี่ยงสำหรับธุรกิจที่ลงทุนตกแต่งมาก

ใช้ที่อยู่ออฟฟิศเช่าจดทะเบียนบริษัทได้ไหม

ได้ แต่ต้องมีหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของอาคารพร้อมสำเนาเอกสารสิทธิ์ ควรขอตั้งแต่ตอนเซ็นสัญญา

ควรวางเงินประกันกี่เดือน

พื้นที่สำนักงานโดยทั่วไปอยู่ที่ 3 ถึง 6 เดือน สิ่งที่สำคัญกว่าจำนวนเดือนคือเงื่อนไขการคืน กำหนดเวลาคืน และรายการที่หักได้ ซึ่งควรผูกกับเรื่องการคืนสภาพให้ชัด

สรุปสั้น ๆ

• ถามพื้นที่สองตัวเลข คือพื้นที่ที่คิดค่าเช่ากับพื้นที่ในกำแพงห้อง แล้วค่อยเทียบราคา
• ค่าบริการส่วนกลางมีภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนค่าเช่าไม่มี ต้องบวกให้ตรงก่อนเทียบ
• ถามอัตราค่าแอร์นอกเวลาทำการตั้งแต่วันแรก ถ้าทีมทำงานนอกเวลา
• นับคนที่ขับรถจริงเทียบกับสิทธิ์ที่จอด ส่วนเกินคือค่าใช้จ่ายรายเดือน
• ถามกำลังไฟเป็นวัตต์ต่อตารางเมตร ไฟสำรอง และผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตที่เข้าอาคารได้
• เจรจาระยะปลอดค่าเช่าสำหรับตกแต่ง เพราะหนึ่งเดือนคือเงินก้อนใหญ่
• ตกลงเรื่องการคืนสภาพให้ชัดตั้งแต่ต้น พร้อมแนบรูปวันรับมอบท้ายสัญญา
• ไปดูพื้นที่สามรอบ เช้าเพื่อดูลิฟต์ บ่ายเพื่อดูแดด และเย็นเพื่อดูหลังเลิกงาน